Berichte dokumentieren, Ausbildungsstand im Blick behalten und Lücken früh erkennen: Das Update unserer Berichtsheft-App verknüpft Berichte automatisch mit dem Ausbildungsrahmenplan und bringt weitere Funktionen für den Ausbildungsalltag.
1. Alle Ausbildungsrahmenpläne der HWK und IHK sind hinterlegt
Der Ausbildungsrahmenplan beschreibt, welche Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten während der Ausbildung zu vermitteln sind. In der Praxis liegt er allerdings oft als PDF im Ordner und wird selten zur Hand genommen.
Mit dem Update sind die Ausbildungsrahmenpläne der Handwerkskammern sowie der Industrie- und Handelskammern direkt in der App hinterlegt und lassen sich dort nutzen: Inhalte können abgehakt, gemerkt oder priorisiert werden, sodass für Azubis wie für Ausbildende sichtbar wird, wo die Ausbildung gerade steht. Aus dem statischen Dokument wird damit eine aktive Orientierung – ohne dass jemand eine zusätzliche Liste pflegen muss.
2. Die automatische KI-Zuordnung der Berichte
Der eigentliche Fortschritt steckt in der Verbindung zwischen Berichtsheft und Rahmenplan. Die Azubis schreiben ihre Tätigkeiten weiterhin so auf, wie sie sie erlebt haben; die KI ordnet diese Einträge anschließend den passenden Inhalten des Ausbildungsrahmenplans zu. Eine manuelle Zuordnung ist nicht nötig.
Für Ausbildungsverantwortliche entsteht so nach und nach ein Überblick, welche Ausbildungsinhalte praktisch bereits berührt wurden und an welchen Stellen sich Lücken auftun, die man rechtzeitig vor der Prüfung noch schließen kann. Berichte werden damit nicht mehr nur gelesen und freigegeben, sondern fachlich eingeordnet.
3. Der betriebliche Ausbildungsplan
Kein Betrieb bildet exakt nach dem gleichen Ablauf aus. Manche Inhalte werden in bestimmten Abteilungen vermittelt, andere über überbetriebliche Unterweisungen oder externe Lehrgänge. Deshalb ergänzt das Update den offiziellen Rahmenplan um einen betrieblichen Ausbildungsplan.
Betriebe können je Beruf eine eigene Planung anlegen, zusätzliche Lernfelder und Lernziele ergänzen und die vorgegebenen Inhalte so abbilden, wie sie im eigenen Haus tatsächlich organisiert sind. Inhalte, die nicht im Betrieb selbst stattfinden, lassen sich als extern markieren oder ausblenden. Der Rahmenplan zeigt also, was vorgesehen ist – der betriebliche Ausbildungsplan zeigt, wie der Betrieb es umsetzt.
4. KI-Lernquiz für Azubis
Neu hinzugekommen ist ein Lernquiz, das ausschließlich den Azubis zur Verfügung steht. Die Fragen werden aus den Ausbildungsinhalten und den bisherigen Berichtsheftbezügen abgeleitet und orientieren sich damit am individuellen Ausbildungsstand.
Wichtig ist uns dabei die klare Abgrenzung: Das Lernquiz ist kein Kontrollinstrument. Ausbildungspersonen sehen die Ergebnisse nicht. Es geht um Wiederholung, Selbstkontrolle und Prüfungsvorbereitung – und darum, dass die eigene Dokumentation später beim Lernen noch einmal einen Nutzen entfaltet.
5. Signieren, kommentieren, ablehnen – und zurückziehen
Im Berichtsheft selbst wurden die Abläufe rund um Prüfung und Freigabe verfeinert. In der Wochenansicht können Berichte künftig nicht nur signiert, sondern auch abgelehnt werden, beides jeweils mit einem Kommentar. Im Ausbildungsalltag braucht es schließlich selten ein formales Ja oder Nein, sondern meist einen kurzen Hinweis, warum ein Bericht freigegeben wird oder was vorher noch anzupassen wäre.
Umgekehrt können Azubis eine Einreichung nun auch wieder zurückziehen. Wem nach dem Absenden noch etwas auffällt, der korrigiert den Eintrag und reicht ihn sauber erneut ein, ohne dass daraus ein umständlicher Vorgang wird.
6. KI als Coach – nicht als Ghostwriter
Zur Einordnung der KI-Funktionen gehört auch, was sie ausdrücklich nicht tun: Berichte automatisch schreiben. Das Berichtsheft bleibt die eigene Dokumentation der Azubis.
Die KI-Prüfung arbeitet als Coach und gibt Hinweise zu Zeiten, Tätigkeitsarten, Rechtschreibung oder Inhalt. Die Schreibhilfe unterstützt vor allem bei Rechtschreibung, Übersetzung und Formulierung. Betriebe behalten die Kontrolle: Die KI-Unterstützung lässt sich betriebsweit oder auf Ebene einzelner Azubis deaktivieren und damit passgenau auf die eigene Ausbildungspraxis einstellen.
7. Bisherige Berichtshefte hochladen und mitexportieren
Wer erst im Laufe der Ausbildung auf die App umgestellt hat, kann bereits geführte Ausbildungsnachweise künftig hochladen und beim Export berücksichtigen lassen. Am Ende steht damit ein möglichst vollständiger Nachweis über die gesamte Ausbildungszeit. In den PDF-Exporten werden die Zeiten je Tätigkeit außerdem detaillierter dargestellt.
8. Mehr Übersicht bei vielen Azubis
Wer viele Auszubildende betreut oder organisatorisch zugeordnet bekommt, braucht schnelle Orientierung – nicht jede Person in einer Liste ist im Alltag gleich relevant. Mit der neuen Bookmark-Funktion lassen sich einzelne Azubis markieren und erscheinen dadurch in den Übersichten weiter oben, ohne dass an der grundsätzlichen Zuordnung etwas geändert werden muss.
Ergänzend werden Gruppen stärker als Organisationsfläche nutzbar: Über Gruppennotizen lassen sich Informationen, Dateien, Termine und Erinnerungen zentral für eine Gruppe hinterlegen. Es entsteht eine Art digitales schwarzes Brett für Ausbildungsgruppen und Teams, sodass Unterlagen nicht mehr einzeln verschickt oder in Chatverläufen gesucht werden müssen.
9. Weitere Neuerungen
Rund um die Abrechnung lassen sich Rechnungen künftig um Felder wie Lieferantennummer oder Kostenstelle ergänzen, was die interne Zuordnung in Einkauf und Buchhaltung erleichtert. Auch die E-Mail-Adressen für Rechnungen und Abrechnungsinformationen können gezielter hinterlegt werden, damit die Unterlagen direkt bei den richtigen Stellen ankommen.
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